Ce trebuie sa stii cand ai o casa de marcat! Prezentat de Fiscal House

Emiteti bon fiscal pentru tot ce se vinde!

Potrivit Art. 10 lit. (b) din OUG 28/1999, agenții economici sunt obligați să respecte anumite reguli esențiale în utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale. Nerespectarea acestora poate atrage sancțiuni. Printre principalele obligații se numără:

• Dotarea și utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale conforme cu legislația în vigoare;

• Emiterea bonului fiscal pentru fiecare vânzare de bunuri sau prestare de servicii;

• Asigurarea că valoarea înscrisă pe bonul fiscal reflectă realitatea, fără diminuări sau omisiuni;

• Păstrarea și reintroducerea corectă a datelor din rola jurnal în cazul în care memoria operativă a fost ștearsă.

Orice abatere de la aceste prevederi poate duce la sancțiuni financiare și alte măsuri impuse de autorități. Respectarea regulilor nu doar că te ajută să eviți amenzile, dar și să asiguri o transparență fiscală corectă.

Sanctiuni 8.000 - 10.000 lei

Defectarea casei de marcat – pași de urmat

Procedura în caz de defectare a casei de marcat

Conform Art. 6 alin. (1) din OUG 28/1999, în cazul în care aparatul de marcat electronic fiscal se defectează, utilizatorii trebuie să respecte următoarele obligații:

1. Consemnarea incidentului – Se notează în cartea de intervenții a aparatului de marcat data și ora la care a fost raportată defectarea.

2. Anunțarea firmei de service – Se contactează unitatea autorizată pentru reparații, prin mijloace de comunicare precum telefon, fax, e-mail sau alte metode disponibile.

3. Păstrarea confirmării – Este obligatorie păstrarea unei dovezi scrise care atestă sesizarea defectării (exemplu: confirmare scrisă, fax, e-mail).

Respectarea acestei proceduri este esențială pentru conformitatea cu legislația și evitarea sancțiunilor.

Sanctiuni 2.000 - 4.000 lei

Înregistrarea vânzărilor în cazul defectării casei de marcat

Conform Art. 6 alin. (2) din OUG 28/1999, până la repunerea în funcțiune a aparatului de marcat electronic fiscal, utilizatorii sunt obligați să înregistreze toate tranzacțiile într-un Registru special. Acesta trebuie completat respectând următoarele reguli:

• Fără ștersături sau corecturi – Orice înregistrare trebuie să fie clară și definitivă.

• Fără spații neutilizate – Toate paginile și liniile trebuie completate consecutiv, fără locuri goale.

• Consemnarea corectă a fiecărei tranzacții – Trebuie notate toate vânzările, menționând detalii precum data, suma și descrierea bunurilor sau serviciilor.

Corectarea sau anularea unei sume introduse greșit pe casa de marcat

Procedura de corectare sau anulare a unei operațiuni după emiterea bonului fiscal

Conform Art. 36 din OUG 28/1999, în cazul în care o operațiune a fost înregistrată greșit după emiterea bonului fiscal, utilizatorul este obligat să întocmească un dosar de corecție, care trebuie să conțină următoarele documente:

1. Sesizarea scrisă – Document redactat de persoana care a efectuat greșit operațiunea, în care se explică eroarea.

2. Decizia de aprobare a corectării – Aprobată de administrator sau persoana responsabilă, confirmând necesitatea corectării.

3. Copie de pe NIR (Nota de Intrare Recepție) – Document justificativ pentru corelarea operațiunii cu stocurile.

4. Nota contabilă – Act care reflectă înregistrarea corectă a tranzacției din punct de vedere contabil.

Această procedură este esențială pentru respectarea reglementărilor fiscale și pentru evitarea problemelor în cazul unui control.

Sanctiuni - Fara amenda. Atasati raportul firmei de service!

Procedura pentru returul de marfă conform Art. 37 din OUG 28/1999

În cazul unui retur de marfă, utilizatorul trebuie să întocmească un dosar care să conțină următoarele documente:

1. Nota de recepție – Documentul care atestă primirea marfii returnate și confirmă cantitatea și calitatea acesteia.

2. Dispoziția de plată-încasare către casierie – Documentul care justifică returnarea sumei sau înregistrarea contravalorii mărfii returnate.

3. Factura în roșu – Factura emisă pentru returul de marfă, cu mențiunea „în roșu”, care reflectă scăderea valorii produselor returnate din suma totală a facturii inițiale.

De asemenea, în cazul returnării ambalajelor refolosibile (pentru care contravaloarea este inclusă în prețul produsului vândut), acest lucru poate fi menționat înainte de emiterea bonului fiscal. Suma aferentă ambalajului refolosibil trebuie înregistrată cu valoare negativă și cu specificația „ambalaj refolosibil”.

Aceste proceduri sunt esențiale pentru a asigura conformitatea fiscală și pentru a evita orice neînțelegeri în cadrul unui control fiscal.

Intervenția asupra aparatelor de marcat electronice fiscale

Conform Art. 47 alin. (8) din OUG 28/1999, orice intervenție a utilizatorilor sau a altor persoane neautorizate asupra aparatelor de marcat electronice fiscale este interzisă, cu excepția operațiunilor de înlocuire a rolelor de hârtie și/sau a ribonului.

ATENȚIE: Orice încercare de intervenție neautorizată asupra aparatului de marcat va fi considerată un caz penal, deoarece sigiliul casei de marcat este un însemn de stat. În acest caz, este necesar să sesizați Poliția pentru a se aplica măsurile legale corespunzătoare.

Este important să respectați aceste reglementări pentru a evita problemele legale și sancțiunile severe.

Fiecare produs trebuie sa apara pe bon cu denumirea clara ! Nu se accepta „Diverse”. „Fructe” nu este suficient  „Bauturi Racoritoare”.
Respectati numele din Nota de Receptie.

Conform articolului 56, alineatul 1, litera d) din legislația fiscală, bonul fiscal trebuie să conțină în mod obligatoriu „denumirea fiecărui bun livrat sau a serviciului prestat”. Aceasta înseamnă că este esențial ca fiecare produs sau serviciu să fie identificat clar și specific pe bonul fiscal, astfel încât clientul să poată înțelege cu exactitate pentru ce a plătit.

Utilizarea denumirilor generice precum „Diverse” sau „Fructe” nu este suficientă și nu respectă cerințele legale. În schimb, trebuie utilizate denumiri precise și specifice, cum ar fi „Mere Golden” sau „Banane din Ecuador”, pentru a asigura o identificare corectă a produselor.

Este important de menționat că aceste informații trebuie să corespundă cu denumirile din Nota de Intrare-Recepție (NIR), pentru a asigura o evidență corectă a produselor și a evita eventualele neclarități sau discrepanțe.

În cazul în care constatați că un operator economic nu respectă aceste prevederi și utilizează denumiri generice pe bonurile fiscale, aveți dreptul de a solicita corectarea bonului sau de a sesiza autoritățile competente.

Respectarea acestor reglementări este crucială pentru a asigura transparența tranzacțiilor comerciale și pentru a proteja drepturile consumatorilor.

Sanctiuni 2.000 - 4.000 lei

Verificare Data – Ora Casa de Marcat

Conform articolului 56, alineatul 1, litera a) din legislația fiscală, bonul fiscal trebuie să conțină în mod obligatoriu „data, ora și minutul emiterii bonului fiscal”. Aceasta înseamnă că este esențial ca fiecare bon fiscal să includă informații precise despre momentul în care a fost emis, respectiv ziua, ora și minutul.

Sanctiuni 2.000 - 4.000 lei

Arhivare Registru Special si Raportul Z

Conform articolului 65 din legislația fiscală, sunteți obligat să asigurați arhivarea și păstrarea următoarelor documente:

• Registrul special: 10 ani

• Raportul Z: 5 ani

Datele din aceste documente trebuie să rămână lizibile pe perioada de păstrare, folosind consumabile adecvate.

Sanctiuni 8.000 – 10.000 lei

Conform Articolelor 66, 71 și 72 din Legislația Fiscală, utilizatorii de aparate de marcat electronice fiscale au următoarele obligații și drepturi:

Defectarea sau umplerea memoriei fiscale (Art. 66)

• În cazul defectării sau umplerii memoriei fiscale, utilizatorul are obligația de a anunța imediat:

  • Distribuitorul autorizat al aparatului de marcat

  • Unitatea de service acreditată

  • Organul fiscal teritorial la care a fost depusă declarația de instalare a aparatului

 

Inlocuirea memoriei fiscale (Art. 71)

• Înlocuirea memoriei fiscale nu este obligatorie în următoarele situații, aceasta putând fi utilizată până la umplere:

  • Schimbarea atributului fiscal

  • Schimbarea formei de constituire a societății comerciale fără modificarea denumirii

  • Mutarea unui punct de lucru într-un complex comercial la aceeași adresă

  • Schimbarea denumirii străzii la locul de instalare

  • Inactivitatea temporară a utilizatorului, anunțată organelor fiscale

Achiziționarea consumabilelor (Art. 72)

• Utilizatorii pot achiziționa consumabile pentru aparatele de marcat electronice fiscale de la orice agent economic producător, importator sau comerciant de astfel de consumabile.

• Este esențial să se respecte prevederile art. 4 alin. (6) și (9) din ordonanța de urgență, care se referă la caracteristicile tehnice și la calitatea consumabilelor utilizate.

Sanctiuni 40.000 - 60.000 lei

Conform articolului 102, alineatul 6, din legislația fiscală, în cazul pierderii sau deteriorării cărții de intervenții a aparatului de marcat electronic fiscal, utilizatorii au următoarele obligații:

Informarea organului fiscal

• Utilizatorii trebuie să informeze de îndată distribuitorul/unitatea acreditata si organul fiscal teritorial despre pierderea sau deteriorarea cărții de intervenții.

• Informarea trebuie făcută în scris, printr-o notificare oficială.

Reconstituirea cărții de intervenții

• În cazul pierderii, utilizatorii trebuie să obțină o nouă carte de intervenții de la distribuitorul/unitate acreditata, care va fi reconstruită pe baza informațiilor disponibile.

• Cartea de intervenții reconstituită trebuie prezentată la organul fiscal pentru a fi stampilată.

Prezentarea cărții deteriorate

• În cazul deteriorării cărții de intervenții, utilizatorii trebuie să prezinte și cartea deteriorată la organul fiscal, pentru a permite eventualele verificări și confruntări cu informațiile existente.

Sanctiuni 8.000 - 10.000 lei

Conform articolului 107, alineatul 4, din legislația fiscală, refuzul expres sau tacit al unui utilizator de a încheia un contract de service pentru perioada de postgaranție a unui aparat de marcat electronic fiscal este echivalent cu o renunțare voluntară la utilizarea acelui aparat.

Ce înseamnă acest lucru?

• Renunțarea la utilizare: Dacă un utilizator refuză să încheie un contract de service după expirarea perioadei de garanție a aparatului de marcat, se consideră că acesta a renunțat de bunăvoie la utilizarea acelui aparat.

• Decizia de achiziționare a unui alt aparat: Refuzul de a încheia un contract de service implică și decizia implicită a utilizatorului de a achiziționa un alt aparat de marcat electronic fiscal, deoarece nu mai poate utiliza legal aparatul pentru care a refuzat contractul de service.

De ce este important acest aspect?

• Asigurarea funcționării corecte: Contractul de service pentru perioada de postgaranție este esențial pentru a asigura funcționarea corectă și conformă a aparatului de marcat electronic fiscal.

• Evitarea sancțiunilor: Utilizarea unui aparat de marcat electronic fiscal fără un contract de service valabil poate atrage sancțiuni din partea autorităților competente.

• Protecția utilizatorului: Contractul de service oferă utilizatorului garanția că aparatul va fi reparat în caz de defecțiuni și că va fi menținut în stare optimă de funcționare.

Recomandări:

• Încheierea contractului de service: Este recomandat ca utilizatorii să încheie un contract de service pentru perioada de postgaranție a aparatului de marcat electronic fiscal, pentru a evita eventualele probleme și pentru a asigura conformitatea cu legislația în vigoare.

• Informarea cu privire la obligații: Utilizatorii trebuie să se informeze cu privire la obligațiile lor în ceea ce privește utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale, inclusiv necesitatea încheierii unui contract de service pentru perioada de postgaranție.

Prin respectarea acestor prevederi legale, vă asigurați că sunteți în conformitate cu legislația fiscală și că puteți utiliza aparatul de marcat electronic fiscal în condiții optime și fără riscul de a fi sancționat.

Conform articolului 107, alineatul 5, din legislația fiscală, se prevede că în cazul în care organele de specialitate constată neutilizarea unui aparat de marcat electronic fiscal ca urmare a defectării și a nepunerii în funcțiune a acestuia din cauza inexistenței unui contract valabil de service, se vor aplica următoarele măsuri:

• Amenda contravențională: Agentul economic în cauză va fi sancționat cu o amendă contravențională.

• Suspendarea activității: Activitatea unității va fi suspendată până la achiziționarea și instalarea unui alt aparat de marcat electronic fiscal.

Această prevedere legală subliniază importanța respectării obligației de a încheia un contract de service pentru aparatele de marcat electronice fiscale, pentru a se asigura funcționarea corectă și continuă a acestora. Nerespectarea acestei obligații poate atrage sancțiuni semnificative, inclusiv suspendarea activității economice.

Este recomandat ca agenții economici să acorde o atenție deosebită acestui aspect și să se asigure că au încheiate contracte de service valabile pentru aparatele de marcat electronice fiscale pe care le utilizează.

Sanctiuni 8.000 - 10.000 lei si suspendare activitate!

 Art. 47.- (9) Unitatile de service acreditate sunt obligate ca, de indata ce prin intermediul tehnicianului de service au constatat orice interventie neautorizata asupra aparatului de marcat electronic fiscal, sa sesizeze asupra acestui fapt in scris, prin telex, fax sau altele asemenea, organul teritorial al Garzii Financiare in a carui raza se afla unitatea utilizatorului in cauza.

(10) Conform prevederilor alin. (9) se va proceda si in cazul refuzului utilizatorului de a permite accesul tehnicianului de service in unitate pentru efectuarea reviziilor periodice asupra aparatului de marcat electronic fiscal ori de a pune la dispozitie acestuia cartea de interventii a aparatului.

Legea fiscală poate fi uneori complicată, dar respectarea ei este esențială pentru buna funcționare a afacerii dumneavoastră. Nu lăsați necunoașterea sau interpretarea greșită a legii să vă expună la riscuri!

La Fiscal House găsiți consultanță specializată și soluții complete pentru a fi mereu în conformitate cu legislația fiscală. De la alegerea aparatului de marcat potrivit, până la arhivarea documentelor și asistență tehnică, noi suntem partenerul dumneavoastră de încredere.

Vizitați site-ul nostru www.fiscalhouse.ro pentru a descoperi gama noastră de produse și servicii, sau contactați-ne pentru o consultație gratuită. Echipa noastră de experți este pregătită să vă răspundă la toate întrebările și să vă ofere suportul necesar pentru a lua cele mai bune decizii pentru afacerea dumneavoastră.

Fiscal House – partenerul dumneavoastră pentru o afacere în conformitate cu legea!

office@fiscalhouse.ro